Les explications d’OC Transpo : Événements majeurs
Illustration montrant des usagers et un autobus à la Place TD
Ottawa est une ville divertissante. Quiconque n’est pas d’accord n’a pas assisté à l’un de nos événements majeurs comme la fin de semaine des courses d’Ottawa, la fête du Canada, un match du ROUGE et NOIR ou le Bluesfest.
Notre travail consiste à aider des milliers de participants à se rendre à ces événements majeurs et à en revenir. Que vous vous déplaciez en train, en autobus ou par Para Transpo, nous collaborons avec les organisateurs de l’événement pour nous assurer que vous pouvez arriver et repartir le plus facilement possible.
Tout comme une équipe de football a un cahier de stratégie qui indique les différentes positions qui les aideront à marquer un touché, nous avons également un cahier de stratégie, ou plan d’action, pour les événements majeurs. Prenons un match de football du ROUGE et NOIR comme exemple pour voir de quelle façon nos équipes se préparent aux événements majeurs à Ottawa et comment nous vous aidons à vous y rendre.
Quel est votre plan d’action pour les événements majeurs?
Chaque année, notre équipe apporte un soutien particulier à plus de 150 événements. Une planification rigoureuse et une importante coordination la journée même sont mises en œuvre pour s’assurer de pouvoir vous conduire à ces événements majeurs et vous ramener après.
Il n’y a pas d’événement typique. Chaque événement est différent et nécessite son propre niveau de soutien.
Pour les événements à Lansdowne, où il peut y avoir plus de 20 000 personnes, nous avons conclu une entente qui comprend un plan de transport en commun et de transport. Les événements payants à Lansdowne, comme les matchs du ROUGE et NOIR, permettent aux participants de se déplacer gratuitement à bord des véhicules d’OC Transpo, le coût étant intégré au prix des billets. Cela signifie qu’il y a un achalandage accru les jours de match et que nos équipes doivent travailler en étroite collaboration avec l’Ottawa Sports and Entertainment Group (OSEG) pour intégrer le service les jours de match à notre horaire régulier à l’été et à l’automne.
Pour certains événements, nous avons un bon préavis (plus de six mois à l’avance), tandis que pour d’autres, nous devons nous adapter rapidement sur un préavis plus court. L’équipe de la Planification des services se penchera généralement sur les événements de l’année, y compris les matchs du ROUGE et NOIR, et commencera à se préparer des mois à l’avance.
Tout d’abord, l’Équipe consultative des événements spéciaux (ECES) de la Ville d’Ottawa, les organisateurs et d’autres représentants des services municipaux se réunissent pour discuter de l’événement et de ses besoins.
Ces considérations sont transmises à l’équipe d’OC Transpo, qui :
• examine les renseignements sur le service ainsi que les commentaires découlant des événements de l’année précédente ayant eu une participation similaire afin de planifier le service;
• tient compte des billets balayés, du nombre d’usagers et des rapports du personnel;
• analyse les projets de construction pour évaluer ce qui pourrait avoir une incidence sur le service afin de planifier des détours ou de modifier des arrêts.
Les équipes chargées de l’établissement des horaires, des réservations et du parc de véhicules travaillent en étroite collaboration pour s’assurer que des chauffeurs d’autobus et du personnel supplémentaire sont disponibles, car d’autres événements qui pourraient être prévus le même jour qu’un match de football peuvent avoir des répercussions considérables sur les ressources.
On avise les équipes du service à la clientèle et de l’Information des services qui sont disponibles et on leur transmet les renseignements pertinents pour les usagers, comme les horaires d’autobus et la façon d’accéder au service gratuit avec leur billet d’événement. Elles informent les usagers par le biais des médias sociaux et sur notre site Web, et sont prêtes à répondre à toutes les questions par téléphone.
À la Place TD, le personnel opérationnel planifie l’endroit où stationner les autobus avant l’événement, y compris les lieux d’embarquement et de débarquement prédéfinis pour Para Transpo, et il avise les usagers de ces dispositions. Un superviseur sur place demande des autobus et les dirige en fonction des besoins.
La gestion du départ des participants après un événement nécessite une approche pratique. Une partie du plan d’action visant à assurer le bon déroulement des opérations consiste à créer d’avance un plan auquel le personnel pourra se référer. Ce plan comprendra de l’information sur les détours, des exemples de billets pour des événements et tout autre détail pertinent sur l’événement.
Qui sont les acteurs clés?
Plusieurs personnes travaillent de concert pour conduire des milliers de personnes à des événements et les ramener. Les superviseurs du transport en commun, les surintendants, les chauffeurs d’autobus, les coordonnateurs d’événements et bien d’autres travaillent ensemble pour assurer le bon déroulement du service.
On peut voir sur place des membres du personnel responsable des événements d’OC Transpo, reconnaissables à leur gilet jaune, certains avec une radio à la main, travaillant à résoudre des problèmes avec l’organisateur de l’événement ou aidant notre équipe opérationnelle.
Le personnel est également affecté au Centre de contrôle des opérations du transport en commun où il travaille avec les partenaires de la Ville et les organisateurs d’événements.
Avant le début d’un match du ROUGE et NOIR, nos équipes travaillent avec le personnel de la Place TD pour vérifier le nombre de billets vendus pour le match ce jour-là.
L’équipe évalue les modifications à apporter au paysage de rue qui pourrait entraver ou présenter un danger pour les usagers et les piétons. Le surintendant du transport en commun passe en revue le plan d’action pour la soirée et vérifiera auprès de notre superviseur de Para Transpo pour voir comment se déroule leur service.
OC Transpo reçoit généralement, à la mi-temps, une mise à jour concernant les billets balayés qui est transmise au personnel afin qu’il puisse élaborer une stratégie pour préparer les autobus au départ et discuter de l’atmosphère générale du match.
Le personnel sur place transmet également de l’information aux superviseurs et aux surintendants pour le service d’autobus, ce qui permet au personnel de demander des autobus à l’avance, afin qu’ils soient prêts à embarquer les usagers.
Après un événement de grande envergure, le personnel partage ses commentaires avec les organisateurs de l’événement pour aider à améliorer la façon dont OC Transpo planifie les événements futurs.
Conseils pour se rendre à des événements majeurs
Prévoyez-vous prendre le transport en commun pour un événement prochain? Utilisez le planificateur de trajet pour planifier vos déplacements et inscrivez-vous aux alertes pour être averti si le service est modifié. Vérifiez auprès des organisateurs de l’événement si vos déplacements en transport en commun sont couverts par le coût de votre billet d’entrée.
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